為了進一步規范學院行政會務工作，提高會議質量和辦事效率，保證會議能有效貫徹政策、布置任務、溝通信息、協調行動，促進學院管理工作的科學化、民主化、制度化、規范化，根據《四川師范大學文理學院工作規則》，特制定本細則。
一、會議類型
本細則所指會議是指全院性行政工作會議，主要有院長辦公會議、院長專題辦公會議、全院教職工大會及全院性業務工作會議。
二、會議性質
（一）院長辦公會
院長辦公會是學院日常行政工作的決策會議，由院長、黨委書記、副院長、黨委副書記、黨委專職組織員、院長助理等組成。根據需要，黨委委員、各部門、各系（教研室）負責同志、院務辦公室主任、黨委辦公室主任可參加會議。院長辦公會議實行集體研究、討論，院長決定的體制，所議定事項或提交董事會審議，或下發全院執行。
（二）院長專題辦公會
院長專題辦公會是由學院院長、黨委書記或分管院領導主持的涉及多個相關部門就某一個專題而召開的辦公會議。
（三）全院教職工大會
全院教職工大會的主要內容為：總結、部署全院工作；通報學院主要工作和重大決策；傳達上級的重要指示和學院董事會會議等重要會議精神；通報教職工普遍關注的熱點問題。
（四）全院性業務工作會
全院性業務工作會議是由學院具體業務部門承辦的涉及多個相關部門的工作會議。目前此類工作會議主要有教學、科研、學生、安全、就業、后勤保障等六大類。
三、會議組織
（一）會議主持及召開時間
1.院長辦公會。一般每月召開一次，由院長召集和主持（受院長委托，黨委書記、副書記、副院長可主持召開）。會議的議題由會議組成人員提出，院務辦公室匯總，報主持人同意后上會。會議的文秘會務工作由院務辦公室負責。
2.院長專題辦公會。參加會議人員為相關院領導和有關部門、系（教研室）負責人。會議的議題由專題的主要相關部門提出，經主管院領導同意后召開。會議的文秘會務工作和議定事項的落實由主要相關部門負責。
3.全院教職工大會。一般每學期召開一次，由院長或黨委書記主持。會議的文秘會務工作由院務辦公室負責。
4.全院性業務工作會議。一般每學年召開一次，由分管院領導主持。會議的文秘會務工作和議定事項的落實由業務的主要承辦單位負責。
（二）會議審批
學院嚴格實行會議審批制度。凡需院領導主持召開的院長專題辦公會、全院性業務工作會，一般情況下，由承辦單位提前一周遞交“會議申請”，經分管院領導審批后，送院務辦匯總，列入會議計劃。未列入會議計劃的，原則上不召開。未列入會議計劃但確需召開的會議，應報院長、黨委書記同意后召開。
（三）會前準備
1.會議通知。學院每周的會議安排由院務辦公室每周星期一以“每周會議安排通知”的形式通過書面、校園網絡等方式下達或公布。臨時會議或時間變動可用電話方式通知。
2.會議材料準備。由會議的文秘負責部門根據會議需要準備相關材料。如需領導致辭、講話的，由會議的文秘負責部門提供。
3.會議室和會場布置。根據《四川師范大學文理學院會議室（含學術報告廳）管理辦法》，會議室由院務辦公室統一管理、協調使用。會場布置由院務辦公室和后勤服務中心負責，會場音響設備調試由實驗中心負責。對會議室或會場布置有特別要求的,應在“會議申請”中注明。
（四）會議服務
1.會場檢查。會議的文秘會務部門應提前30分鐘到達會場，檢查會場布置是否按會議要求完成。發現問題要立即解決。
2.會場簽到。學院重大會議應安排專人負責簽到，并向會議的文秘會務部門報告。出席會議的人員必須按時到會簽到，不得無故缺席或遲到。學院領導因故不能參加會議，應向會議主持人請假；其他參會人員因故不能參加會議，應向會議文秘會務工作負責部門請假。
3.會議攝影攝像。需要進行攝影攝像的會議，應由政工處進行統一安排。
4.其他服務性工作。
（五）會議記錄和資料整理
各類會議要嚴格執行會議文件資料歸檔制度，承辦會議的主要部門要按《四川師范大學文理學院會議記錄管理規定》的有關要求做好會議記錄，并負責收集、整理領導講話、議定事項、會議紀要等有關會議文件資料，在會議結束后3個工作日內一式2份送院務辦公室檔案室存檔。
（六）落實會議議定事項
各相關部門要及時貫徹執行或傳達會議精神，要將會議的各項議定事項落到實處。院長辦公會、院長專題辦公會議定事項由院務辦公室負責督辦；全院性業務工作會議定事項由具體業務承辦部門負責督辦。
四、會議要求
1.堅持精簡節約、務實高效的原則，提高會議質量。
2.會議中，與會人員原則上不會客、不接傳電話，應將手機關閉或設置為振動。
五、院務辦公室可根據學院實際情況和學院領導的指示，制定相關會議的議事規則。
